Банковская документация, как уже отмечалось, содержит информацию необходимую для оформления, проверки и отражения в учете отдельных операций, а также подтверждает их законность. Выполняет же весь комплекс этой работы в банках специальный учетно-операционный аппарат. Следовательно, учетно-операционный аппарат учреждения банка занимается проверкой с оформлением денежно-расчетных документов, поступающих от объединений, предприятий, организаций и учреждений; отражением в аналитическом и синтетическом учете выполняемых операций.

Работа учетно-операционного аппарата не является чисто технической. Это важный участок экономической деятельности банка. Выполняя по поручению клиента, например, операции по безналичным расчетам за отгруженные товарно-материальные ценности, работник банка должен убедиться в ее соответствии характеру деятельности хозоргана, законности, обеспечить правильное оформление и, в максимально короткие сроки, отразить на соответствующих счетах. Ошибка, допущенная при выполнении операции, может привести к задержке зачисления средств на счет. Учетно-операционный аппарат учреждения банка возглавляет главный бухгалтер. Его обязанности, права и ответственность определены Положением о главных бухгалтерах. Главный бухгалтер непосредственно операций не выполняет. Он организует и контролирует работу учетно-операционного аппарата учреждения банка. Подробно права, обязанности и ответственность главного бухгалтера будут изучены в период производственной практики в соответствующем учреждении банка.

В административном отношении главный бухгалтер учреждения банка подчиняется управляющему. В части же порядка ведения бухгалтерского учета и составления отчетности — главному бухгалтеру вышестоящего учреждения банка.

Особым звеном учетно-операционного аппарата являются ответственные исполнители. Каждому ответственному исполнителю поручается определенный участок работы, обслуживание определенных клиентов или выполнение отдельных операций. Например, закрепляется ведение счетов предприятий и организаций отдельных отраслей. Причем один исполнитель ведет расчетный и ссудные счета по краткосрочному кредитованию, финансированию капитальных вложений и т.д. одного и того же хозоргана. Такой комплексный метод обслуживания клиентуры дает банку возможность глубже вникать в их финансово-хозяйственную деятельность, повышается квалификация работника. Этот метод удобен также обслуживаемым предприятиям и организациям. При оформлении различных операций в банке им не нужно обращаться к разным работникам. Ещё большие возможности для комплексного обслуживания клиентуры созданы реорганизацией действовавших и образованием новых специализированных банков.

Ответственные исполнители выполняют следующую работу:

1. Принимают денежно-расчетные документы по закрепленной клиентуре.
2. Проверяют эти документы, оформляют их, отражают по ним операции.
3. Контролируют записи в аналитическом учете, сделанные на вычислительной машине.
4. Ведут картотеки обязательств по ссудам.
5. Сверяют аналитический учет с синтетическим.
6. Выдают выписки клиентам из их лицевых счетов и т.д.

За ответственными исполнителями закрепляются участки работы с определенными видами операций. В частности, связанные с оформлением, контролем и учетом взаимных межфилиальных расчетов между банками и т.д.

Ответственные исполнители единолично оформляют и подписывают расчетно-денежные документы по выполняемым операциям. В некоторых учреждениях банков создаются операционные бригады или участки. Работники этих бригад специализируются на выполнении однотипных операций. Операционные бригады и учреждения банка могут создаваться также на таких участках работы, на которых выполняются операции, требующие дополнительного контроля и, из-за отсутствия работников надлежащей квалификации, работа на них не может быть организована по системе ответственных исполнителей. Операционные бригады состоят из трёх-пяти человек. Из них два-четыре — операционные работники, занимающиеся оформлением документов по выполняемым операциям, и один — контролёр. В обязанности последнего входит обязательная проверка как документов, так и записей в лицевых счетах, которые были оформлены и сделаны операционными работниками. Отдельные операции контролёр операционной бригады может оформить единолично. Контролёр несет ответственность за работу всей бригады.

На организацию и содержание работы операционных работников учреждения банка оказывает влияние установленный в нем порядок обработки информации и ведения учета. Важным элементом работы является система электронных платежей (СЭП). Подробно эти вопросы будут рассмотрены в последующих темах курса. Организация работы учетно-операционного аппарата банковских учреждений не является неизменной. Она менялась и меняется в соответствии с изменениями в хозяйственной жизни страны, а, следовательно, и в деятельности банков, стоящими перед ними задачами, их технической оснащенностью и т.д.

Вопросы совершенствования учетно-операционной работы банков систематически освещаются в экономической литературе. В статьях, публикуемых в экономической печати, работники банков делятся своим опытом по совершенствованию методов обслуживания клиентуры, техники оформления операций и т.д.

В условиях функционирования двухуровневой банковской системы большие задачи стоят перед банками по дальнейшему совершенствованию их учетно-операционного аппарата и его работы. Одним из последних нововведений является выделение бэк-офиса и фронт-офиса в коммерческих банках, что предполагает соответствующую специализацию работников бухгалтерии.